طریقه ی گزارش نویسی

 

گزارش: عبارت است از دادن اطلاعات سازمان یافته یا نظر مشورتی در امری که بر مبنای آن اتخاذ تصمیم آگاهانه برای گیرنده امکان پذیر باشد.

انواع گزارش: اطلاعی، تحقیقی، تحلیلی

گزارش اطلاعی: اینگونه گزارشات بر مبنای وقایع و حقایق تهیه و تنظیم می شود و در آن گزارشگر اطلاعات لازم را اعم از پیشامدها و ارقام و آمار در اختیار گیرنده گزارش قرار می دهد بدون آنکه درباره مطالب گزارش توضیح بیشتری دهد یا به تفسیر و تحلیل اطلاعات بپردازد.مانند: گزارش روزانه، ماهانه و سالانه

گزارش تحقیقی: گزارش های تحقیقی یا پژوهشی بر پایه تحقیق و بررسی استوار است. این نوع گزارش ها گاهی صرفاً پژوهشی است و در آن گزارشگر تنها به ذکر تحقیقات و کشفیات تازه خود می پردازد و به گزارش خود کاملاً جنبه علمی و فنی می دهد و گاهی نحوه بهره برداری از کشف و تحقیق نیز مورد توجه قرار می گیرد و راه های استفاده پژوهش و انطباق آن با محیط خارج هم در گزارش منعکس می شود.

گزارش تحلیلی: این نوع گزارش را می توان کامل ترین نوع گزارش دانست زیرا که آمیخته ای از گزارش اطلاعی و تحقیقی است. در این نوع گزارش ها اطلاعات موجود و تجربه های اندوخته از یک سو و تحقیق آزمون های جدید از سوی دیگر به کار گرفته می شود و گزارش با تجزیه و تحلیل و تفسیر مطالب همراه است معمولاً در این نوع گزارش به حل مشکلات و مسائل می پردازند و آینده را پیش بینی می کند و برای مبنای تحقیق و به صورت علمی پیشنهادهایی ارائه می دهند.

شکل گزارش: هر گزارش مفصل از 3 بخش متمایز تشکیل شده است:

الف- بخش مقدماتی

ب- بخش اصلی

ج- بخش مراجعه

الف- بخش مقدماتی مطالب ذیل را در بر می گیرد:

1- جلد: معمولاً عنوان گزارش، تاریخ تهیه گزارش، تهیه کننده گزارش، دستور دهنده گزارش اطلاعاتی هستند که بر روی جلد منعکس می شوند.

2- صفحه عنوان: همان اطلاعات روی جلد اینجا هم منعکس می شود تا اگر روزی جلد کنده شد، خلاصه اطلاعات بر روی گزارش منعکس باشد.

3- دستوردهندگان

4- پیشگفتار: در این قسمت معمولاً دلیل وجودی گزارش و مراحل تهیه آن ذکر می شود.

5- فهرست مطالب

6- فهرست پیوست ها

ب- بخش اصلی شامل موارد ذیل است: مقدمه، متن گزارش، نتیجه گیری

1- مقدمه: که در آن هدف گزارش و خلاصه ای از آن ذکر می شود.

2- متن گزارش: از حیث محتوا به ترتیب مطالب زیر را در بر می گیرد:

الف- بررسی و تحلیل دقیق مساله

ب- بیان سیر تاریخی با توجه به تحقیقات پیشینیان

ج- جریان تحقیق در گزارش نوشته شود

د- بیان نکات مثبت و نتیجه بخش تحقیق

ه- آخرین اطلاعات به دست آمده در خصوص تحقیق

و- بیان نکات منفی در خصوص موضوع

ی- توصیه های لازم به گیرنده گزارش

3- نتیجه گیری

ج- بخش مراجعه شامل قسمت های زیر می باشد:

1- پیوستها

2- واژه نامه

3- نام نامه

4- فهرست منابع و مآخذ

نکات مهم اخلاقی در تهیه گزارش:

1- در گزارش هدف را به وضوح تعیین نمائید.

2- گزارش را با توجه به نیازهای گیرنده گزارش تهیه نمائید.

3- گزارش را به نحوی تعیین نمائید که در برگیرنده احاطه شما به کلیات و جزئیات موضوع باشد.

4- در هر مساله ای یا موضوعی حقیقت و واقعیت امر را به آگاهی گیرنده گزارش برسانید.

5- در تهیه گزارش منظور خود را روشن، با صراحت و وضوح بیان نمائید.

6- در گزارش بی طرفی خود را به طور کامل رعایت نموده و به این حقیقت واقف باشید که اعمال غرایض شخصی و تعصبات خشک و خالی و دخالت های بی جا در گزارش نویسی به هیچ وجه جایز نیست.

7- از به کار بردن افعال مجهول در گزارش خودداری نمائید.

8- هیچ مطلبی را بیان ننمائید مگر آنکه صد در صد به درستی آن اطمینان داشته باشید.

9- فوراً و بدون تامل به سخنان و گفته های افراد اعتماد نکنید.

10- در تحقیقات خود از شتابزدگی و عجله خوداری نمائید.